Odgovori na pogosta vprašanja – ZZPri

ZZPri v šestem odstavku 9. člena zgolj določa, da morajo zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo izmed zaposlenih imenovati zaupnika, pri čemer je zaupnik (12. točka 4. člena ZZPri) ena ali več zaupanja vrednih oseb ali notranja organizacijska enota za prejem in obravnavo notranjih prijav. Samoupravne lokalne skupnosti lahko v skladu z osmim odstavkom 9. člena ZZPri vzpostavijo skupno notranjo pot za prejem prijav, ki jo upravlja ena od vključenih samoupravnih lokalnih skupnosti ali skupna občinska uprava. Vsaka samoupravna lokalna skupnost s 50 ali več zaposlenimi pa mora imenovati svojega zaupnika.

Na podlagi navedenega je zaključiti, da mora biti zaupnik zaposlen pri samem zavezancu, medtem pa je lahko skupna prijavna pot organizirana v okviru Skupne občinske uprave.

ZZPri določa, da se prijavo evidentira v evidenci prijav tako, da se upošteva prepoved razkritja identitete in zaupnosti. Glede na to se notranje poti za prijavo vzpostavijo tako, da se določi poseben elektronski naslov in telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav (9. člen ZZPri). Poglavitno pri tem je torej, da se določi načine za osebni stik prijavitelja z zaupnikom in druge načine za podajo prijave (npr. preko navadne pošte, pri čemer je treba jasno označiti, da gre za prijavo po ZZPRI). Za subjekte javnega sektorja se lahko omeji dostopnost do klasifikacijskih številk (Krpan, Spis).

Treba pa je tudi poudariti, da lahko prijavitelj sam veliko prispeva k anonimnosti s kreiranjem »anonimnega« elektronskega naslova, z uporabo psevdonima in podobno.

 Zaupnik sam sebi ne more dati prijave, le-ta se lahko obrne na drugega zaupnika (če ima zavezanec imenovanih več zaupnikov) lahko pa uporabi zunanjo pot za prijavo.

ZZPri v šestem odstavku 9. člena zgolj določa, da morajo zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo izmed zaposlenih imenovati zaupnika, pri čemer je zaupnik (12. točka 4. člena ZZPri) ena ali več zaupanja vrednih oseb ali notranja organizacijska enota za prejem in obravnavo notranjih prijav. Edini pogoj glede imenovanja zaupnika je torej ta, da gre za zaupanja vredno osebo, ki je zaposlena v tem subjektu, pri čemer ni pomembno, na katerem delovnem mestu je zaposlena, koliko delovnega staža ima, koliko zaupnikov bo delodajalec imenoval ipd. Ob tem pa poudarjamo, da če zaposleni zaupniku ne zaupajo, notranja pot za prijavo ne bo učinkovita.

Zaključujemo, da sta tako skrbnik načrta integritete kot tudi pooblaščenec za trpinčenje na delovnem mestu eden izmed zaposlenih v organu in sta lahko zaupnika.

Samoupravne lokalne skupnosti lahko v skladu z osmim odstavkom 9. člena ZZPri vzpostavijo skupno notranjo pot za prejem prijav, ki jo upravlja ena od vključenih samoupravnih lokalnih skupnosti ali skupna občinska uprava. Vsaka samoupravna lokalna skupnost s 50 ali več zaposlenimi pa mora kljub temu imenovati svojega zaupnika.

ZZPri v šestem odstavku 9. člena zgolj določa, da morajo zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo izmed zaposlenih imenovati zaupnika, pri čemer je zaupnik (12. točka 4. člena ZZPri) ena ali več zaupanja vrednih oseb ali notranja organizacijska enota za prejem in obravnavo notranjih prijav. Edini pogoj glede imenovanja zaupnika je torej ta, da gre za zaupanja vredno osebo, ki je zaposlena v tem subjektu, pri čemer ni pomembno, na katerem delovnem mestu je zaposlena, koliko delovnega staža ima, koliko zaupnikov bo delodajalec imenoval, ipd. S tem v zvezi priporočamo, da je zaupnik oseba, ki uživa ugled tako med zaposlenimi kot tudi vodstva in da pozna delo posameznih organizacijskih enot samega zavezanca. Priporočamo tudi, da se v subjektih, ki so po ZZPri zavezanci, imenuje dva takšna zaupnika (da je v primeru (daljše) odsotnosti v subjektu vedno na razpolago vsaj eden zaupnik).

ZZPri v šestem odstavku 9. člena zgolj določa, da morajo zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo izmed zaposlenih imenovati zaupnika, pri čemer je zaupnik (12. točka 4. člena ZZPri) ena ali več zaupanja vrednih oseb ali notranja organizacijska enota za prejem in obravnavo notranjih prijav.

ZZPri ne predvideva oziroma ne določa, kako naj vsak zavezanec vodi evidenco prijav. To vsak zavezanec uredi v svojem internem aktu, pri čemer se lahko odloči, da bo evidenco vodil na elektronski način (npr. excel) ali pa v fizični obliki (registrator). Ne glede na obliko shranjevanja oziroma evidentiranja mora zavezanec zagotoviti zaščito identitete prijaviteljev. Vsak zavezanec bo moral, v skladu s šestnajstim odstavkom 9. člena ZZPri do 1. marca tekočega leta za prejšnje leto Komisiji za preprečevanje korupcije po elektronskem obrazcu, dostopnem na naših spletnih straneh, poročati o številu prejetih, anonimnih in utemeljenih prijav ter o številu obravnavanih povračilnih ukrepov, v poročilu pa mora navesti tudi podatek o zaupniku.

Zavezanec na podlagi štirinajstega odstavka 9. člena ZZPri sprejme notranji akt, v katerem opiše notranjo pot za prijavo in opredeli zlasti:

1. zaupnika, po potrebi pa tudi administrativno osebje oziroma informacijsko podprt način prejema in evidentiranja prijav ter morebitnega zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav;
2. elektronski naslov, telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav;
3. postopek prejema notranje prijave in njene obravnave;
4. ukrepe za preprečitev dostopa nepooblaščenim osebam do informacij o prijavitelju in drugih vsebin iz evidence prijav;
5. obveščanje notranjih organizacijskih enot, odgovornih za odpravo kršitve, način seznanitve vodstva o obravnavi prijave;
6. način informiranja zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca o vsebinah iz petnajstega odstavka tega člena.

Zavezanec v skladu s petnajstim odstavkom 9. člena ZZPri zagotovi tudi enostavno in pregledno dostopne informacije o načinu uporabe notranjih poti za prijavo in o notranjem aktu. Prav tako zagotovi informacije o postopkih za zunanjo prijavo organom za zunanjo prijavo in, kadar je ustrezno, institucijam, organom, uradom ali agencijam Evropske unije.

Ne. Zavezanec na podlagi petnajstega odstavka 9. člena ZZPri zagotovi le enostavno in pregledno dostopne informacije o načinu uporabe notranjih poti za prijavo, o notranjem aktu in o zaupniku. Prav tako zagotovi informacije o postopkih za zunanjo prijavo organom za zunanjo prijavo in, kadar je ustrezno, institucijam, organom, uradom ali agencijam Evropske unije.

Prijavo se evidentira v evidenci prijav tako, da se upošteva prepoved razkritja identitete in zaupnosti, enako velja za poročilo, saj zaupnik, ob upoštevanju zaščite identitete prijavitelja, z ugotovitvami iz poročila seznani vodstvo zavezanca.

ZZPri se uporablja za prijavo kršitev predpisov, ki veljajo v Republiki Sloveniji. Pri tem ZZPri prijavo definira kot ustno ali pisno sporočanje informacij o kršitvah v delovnem okolju v zasebnem ali javnem sektorju (1. točka 4. člena ZZPri); kršitev pa kot informacijo, vključno s podlago za sum, o dejanski ali morebitni kršitvi predpisov, ki se je ali se bo zelo verjetno zgodila v organizaciji, s katero je ali je bil prijavitelj v delovnem in podobnem razmerju, ter o poskusu prikrivanja takšne kršitve.

S tem v zvezi je zaključiti, da se lahko prijavi kakršno koli kršitev predpisov – spoštovanje predpisov pa je tako že v samem javnem interesu.

ZZPri določa, da se notranja pot za prijavo vzpostavi tako, da se določi poseben elektronski naslov in telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav ter ukrepe za preprečitev razkritja identitete prijavitelja in da se imenuje zaupnika. Poleg tega ZZPri določa v 6. členu, da nihče ne sme nikomur razkriti identitete prijavitelja brez njegovega izrecnega soglasja, razen zaupniku in organu za zunanjo prijavo. To velja tudi za vse druge informacije, iz katerih je mogoče neposredno ali posredno sklepati o identiteti prijavitelja.

S tem v zvezi zaključujemo, da je treba imeti posebno telefonsko številko, ki je namenjena samo za sprejemanje prijav na podlagi ZZPri. Na tak način se tudi zmanjša tveganje razkritja identitete prijavitelja nepooblaščeni osebi.

V tem primeru veljajo splošna pravila za sprejem notranjih aktov pri posameznem zavezancu.

ZZPri prijavo definira kot ustno ali pisno sporočanje informacij o kršitvah v delovnem okolju v zasebnem ali javnem sektorju (1. točka 4. člena ZZPri); kršitev pa kot informacijo, vključno s podlago za sum o dejanski ali morebitni kršitvi predpisov, ki se je ali se bo zelo verjetno zgodila v organizaciji, s katero je ali je bil prijavitelj v delovnem in podobnem razmerju, ter o poskusu prikrivanja takšne kršitve.

V zvezi s tem zaključujemo, da je bistvo ZZPri ureditev možnosti podajanja prijav kršitev predpisov, ki jih osebe, ki opravljajo delo v delovnem okolju zavezanca, zaznajo pri svojem delu. Študenti in dijaki, ki se izobražujejo v izobraževalnih ustanovah, tako niso prijavitelji po tem zakonu, medtem ko so prijavitelji lahko osebe, ki pri zavezancu opravljajo študentsko ali dijaško delo (preko ustrezne napotnice).

ZZPri posebej ne določa vzpostavitve skupne notranje poti z osnovnimi šolami oziroma vrtci, omogoča pa možnost (dvanajsti odstavek 9. člena ZZPri), da lahko srednje šole, višje šole in dijaški domovi na območju iste samoupravne lokalne skupnosti vzpostavijo skupno notranjo pot za prijavo, ki jo upravlja eden od vključenih zavodov.

Vse posebnosti dela zaupnika (dežurstvo, čas uradnih ur ipd.) se uredi v internem aktu, ki ga sprejme vsak zavezanec.

Zaupnik je na podlagi 12. točke 4. člena ZZPri ena ali več zaupanja vrednih oseb ali notranja organizacijska enota za prejem in obravnavo notranjih prijav. Notranja pot za prijavo se vzpostavi tako, da se določi poseben elektronski naslov in telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav ter ukrepe za preprečitev razkritja identitete prijavitelja in da se imenuje zaupnika.

Vsak samostojen subjekt, ki ima svojo davčno številko in ki izpolnjuje pogoje, da je zavezanec, mora imeti svojega zaupnika.

Zavezanci v javnem sektorju so na podlagi 9. člena ZZPri:

• subjekti s 50 ali več zaposlenimi,
• subjekti z manj kot 50, vendar najmanj desetimi zaposlenimi, če svojo glavno registrirano dejavnost opravljajo na področju zdravstva ali na področjih zbiranja, prečiščevanja in distribucije vode, ravnanja z odplakami, zbiranja in odvoza odpadkov ter ravnanja z njimi, pridobivanja sekundarnih surovin ter na področjih saniranja okolja in drugega ravnanja z odpadki,
• ne glede na število zaposlenih notranje poti za prijavo vzpostavijo tudi ministrstva, upravne enote, vladne službe, javne agencije, Urad predsednika Republike Slovenije, Državno odvetništvo Republike Slovenije, Ustavno sodišče Republike Slovenije, Računsko sodišče Republike Slovenije, Varuh človekovih pravic, Informacijski pooblaščenec, Komisija za preprečevanje korupcije, Državna revizijska komisija in Zagovornik načela enakosti ter samoupravne lokalne skupnosti.

ZZPri pozna tudi nekatere posebnosti glede imenovanja zaupnika in vzpostavitve notranjih prijavnih poti, in sicer (9. člen ZZPri):

• Samoupravne lokalne skupnosti lahko vzpostavijo skupno notranjo pot za prejem prijav, ki jo upravlja ena od vključenih samoupravnih lokalnih skupnosti ali skupna občinska uprava. Vsaka samoupravna lokalna skupnost s 50 ali več zaposlenimi mora imenovati svojega zaupnika.
• Vrhovno sodišče Republike Slovenije vzpostavi skupno notranjo pot za prijavo za sodišča, Vrhovno državno tožilstvo Republike Slovenije pa za državna tožilstva.
• Osnovne šole, vrtci, glasbene šole ter zavodi za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami na območju iste samoupravne lokalne skupnosti lahko vzpostavijo skupno notranjo pot za prijavo, ki jo upravlja eden od vključenih zavodov ali samoupravna lokalna skupnost.
• Srednje šole, višje šole in dijaški domovi na območju iste samoupravne lokalne skupnosti lahko vzpostavijo skupno notranjo pot za prijavo, ki jo upravlja eden od vključenih zavodov.

Zavezanci lahko za prejem prijav določijo tudi zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav, pri tem se zavezanec in ponudnik dogovorita o načinu pošiljanja prejetih prijav zaupniku ali administrativnemu osebju. Ponudnika pri tem veže prepoved razkritja identitete in zaupnost.

Vsi zavezanci morajo v skladu s štirinajstim odstavkom 9. člena ZZPri sprejeti notranji akt, v katerem opišejo notranjo pot za prijavo in opredelijo zlasti:

• zaupnika, po potrebi pa tudi administrativno osebje oziroma informacijsko podprt način prejema in evidentiranja prijav ter morebitnega zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav;
• elektronski naslov, telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav;
• postopek prejema notranje prijave in njene obravnave;
• ukrepe za preprečitev dostopa nepooblaščenim osebam do informacij o prijavitelju in drugih vsebin iz evidence prijav;
• obveščanje notranjih organizacijskih enot, odgovornih za odpravo kršitve, način seznanitve vodstva o obravnavi prijave;
• način informiranja zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca, pri tem pa mora zagotoviti:
  • enostavno in pregledno dostopne informacije o načinu uporabe notranje poti za prijavo in o notranjem aktu,
  • informacije o postopkih za zunanjo prijavo organom za zunanjo prijavo in institucijam, organom, uradom ali agencijam Evropske unije.

V praksi priporočamo, da se zaupnika imenuje s sklepom o imenovanju, ki je kot takšen priloga notranjega akta, s čimer je enostavneje urejati tudi vsakršne spremembe glede zaupnika.

Namen ZZPri je, da se prijavitelje spodbudi, da prijavo vložijo čimprej po storjeni kršitvi, ko je v zvezi s kršitvijo še mogoče kaj narediti in odpraviti ali zmanjšati škodo. S tem v zvezi je zakonodajalec tudi predpisal »zastaralni rok«, in sicer, da prijavitelj ni upravičen do zaščite po tem zakonu, če je prijavo podal dve leti ali več po prenehanju kršitve.

7. člen ZZPri določa, da se prijavo evidentira v evidenci prijav tako, da se upošteva prepoved razkritja identitete in zaupnosti. Zaupnik mora tako z namenom zaščite identitete prijaviteljev evidenco (lahko seveda tudi v excelu) voditi sam.

ZZPri v 12. točki 4. člena določa, da je zaupnik ena ali več zaupanja vrednih oseb ali notranja organizacijska enota za prejem in obravnavo notranjih prijav. S tem v zvezi priporočamo, da sta zaupnika vsaj dva (razlogi: nadomeščanja, odsotnosti, poznavanje več področij ipd.). Omenjeno se predpiše oziroma določi v notranjem aktu.

Prijavitelj informacijo o kršitvi poda v skladu s 13. členom ZZPri) neposredno z uporabo zunanje poti za prijavo, če notranja pot za prijavo ni vzpostavljena, če notranje prijave ne bi bilo mogoče učinkovito obravnavati ali če prijavitelj meni, da v primeru notranje prijave obstaja tveganje za povračilne ukrepe. Pri tem je treba paziti na naslednje pogoje (5. člen ZZPri), ki morajo biti uresničeni, da gre za zunanjo prijavo po ZZPri:

• prijava ni bila podana dve leti ali več po prenehanju kršitve,
• gre za prijavo o kršitvi, ki se je zgodila v delovnem okolju prijavitelja,
• če je prijavitelj iz utemeljenih razlogov menil, da so bile prijavljene informacije o kršitvah ob prijavi resnične, in je podal notranjo prijavo v skladu z 8. členom tega zakona, zunanjo prijavo v skladu s 13. členom tega zakona ali javno razkril informacije o kršitvah v skladu z 18. členom tega zakona.

Organ za zunanjo prijavo obravnava prijavo prijavitelja, ki pri organu uveljavlja svoje pravice, po ZZPri le, če prijavitelj v prijavi izrecno navede, da obstaja tveganje povračilnih ukrepov in da potrebuje zaščito kot prijavitelj po tem zakonu. Če se ugotovi, da ne gre za prijavo po ZZPri, se postopek vodi po področni zakonodaji oziroma v skladu s pristojnostmi organa, ki je prijavo prejel v reševanje.

ZZPri se uporablja za prijavo kršitev predpisov, ki veljajo v Republiki Sloveniji.

Svet staršev je urejen z Zakonom o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), tako da njegovi predstavniki na podlagi le-tega sodelujejo v dejavnostih šole, s čimer so lahko prijavitelji v skladu z določbami ZZPri (prvi odstavek 5. člena v povezavi s 6., 7. in 8. točko 4. člena ZZPri). Treba pa je ločiti pristojnosti in možnosti ukrepanja, ki ga svetu staršev omogoča ZOFVI, in podajo notranje prijave po ZZPri, zato v teh primerih priporočamo, da se primarno uporablja postopek po ZOFVI oziroma se mora zaupnik na podlagi vsakega primera posebej odločiti, kateri pristop je bolj učinkovit za konkretno zadevo. Predstavniki sveta staršev imajo namreč neposreden dostop do ravnatelja in lahko na določene nepravilnosti opozorijo tudi na podlagi pristojnosti, ki jim jih daje ZOFVI.

Enako vprašanje je tudi glede kandidatov za prosta delovna mesta v okviru natečajnih postopkov, ki jih ZZPri prav tako uvršča med prijavitelje. Priporoča se, da zaupnik kandidata napoti na uporabo možnosti, ki jih kandidatom daje Zakon o javnih uslužbencih (pritožba komisiji za pritožbe iz delovnih razmerij), spet pa je odvisno tudi od posameznega primera oziroma narave prijavljene kršitve.

Da, ZZPri v svojem 20. členu določa zaščitne ukrepe, ki so zlasti:

1. prepoved razkritja identitete prijavitelja in zaupnost (6. člen ZZPri),
2. izključitev odgovornosti prijavitelja (21. člen ZZPri),
3. sodno varstvo in začasne odredbe v primeru povračilnih ukrepov (22. člen ZZPri),
4. brezplačna pravna pomoč (23. člen ZZPri),
5. nadomestilo za primer brezposelnosti (24. člen ZZPri),
6. psihološka podpora (25. člen ZZPri).

Poleg slednjih ZZPri omogoča pomoč prijaviteljem tudi na naslednje načine:

• Komisija za preprečevanje korupcije (Komisija) na zahtevo prijavitelja in za namen uveljavljanja zaščitnih ukrepov izda prijavitelju potrdilo o upravičenosti do zaščite po ZZPri. Za namen izdaje potrdila Komisija lahko pridobiva potrebne podatke od zaupnika, uradne osebe za zunanjo prijavo ali subjekta javnega ali zasebnega sektorja, ki je obravnaval prijavo (drugi odstavek 20. člena ZZPri).
• Zaupnik, uradna oseba za zunanjo prijavo ali Komisija v nadaljnjih postopkih na podlagi prijave svetuje prijavitelju glede zaščitnih ukrepov in mu pomaga v okviru svojih pristojnosti (tretji odstavek 20. člena ZZPri).
• Tudi nevladne organizacije, ki so pridobile status nevladne organizacije v javnem interesu na področju integritete v državi in civilni družbi, zagotavljajo svetovanje, pravno pomoč, zastopanje v postopkih zaradi povračilnih ukrepov ali psihološko podporo prijaviteljem (četrtek odstavek 20. člena ZZPri).

Notranja pot za prijavo se vzpostavi tako, da se določi poseben elektronski naslov in telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav ter ukrepe za preprečitev razkritja identitete prijavitelja in da se imenuje zaupnika. Osnovne šole, vrtci, glasbene šole ter zavodi za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami na območju iste samoupravne lokalne skupnosti lahko vzpostavijo skupno notranjo pot za prijavo, ki jo upravlja eden od vključenih zavodov ali samoupravna lokalna skupnost.

S tem v zvezi zaključujemo, da se pri skupni notranji poti sprejme en notranji akt, ki pa ga podpišejo zastopniki vseh sodelujočih zavodov. Priporočamo pa, da v navedenem notranjem aktu vključeni zavodi uredijo vsa medsebojna razmerja.

Vsi zavezanci morajo v skladu s štirinajstem odstavkom 9. člena ZZPri sprejeti notranji akt, v katerem opišejo notranjo pot za prijavo in opredelijo zlasti:

• zaupnika, po potrebi pa tudi administrativno osebje oziroma informacijsko podprt način prejema in evidentiranja prijav ter morebitnega zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav;
• elektronski naslov, telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav;
• postopek prejema notranje prijave in njene obravnave;
• ukrepe za preprečitev dostopa nepooblaščenim osebam do informacij o prijavitelju in drugih vsebin iz evidence prijav;
• obveščanje notranjih organizacijskih enot, odgovornih za odpravo kršitve, način seznanitve vodstva o obravnavi prijave;
• način informiranja zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca, pri tem pa mora zagotoviti:
  • enostavno in pregledno dostopne informacije o načinu uporabe notranje poti za prijavo in o notranjem aktu,
  • informacije o postopkih za zunanjo prijavo organom za zunanjo prijavo in institucijam, organom, uradom ali agencijam Evropske unije.

Šesti odstavek 9. člena ZZPri še določa, da zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo izmed zaposlenih imenujejo zaupnika. Pri tem načina imenovanja zakon posebej ne opredeljuje. Slednjega zavezanci sami opredelijo v notranjem aktu.

V praksi priporočamo, da je se zaupnika imenuje s sklepom o imenovanju, ki je kot takšen priloga notranjega akta, s čimer je enostavneje urejati tudi vsakršne spremembe glede zaupnika.

Poslovodna oseba lahko v okviru svojih pristojnosti sam določi zaupnika. ZZPri s tem v zvezi ne predpisuje posebnih pravil oziroma postopkov, razen to, da zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo izmed zaposlenih imenujejo zaupnika. Iz navedenega izhaja, da je zagotovitev zaupnika zakonska dolžnost zavezanca. Sam postopek in način imenovanja zaupnika pa mora biti predpisan v notranjem aktu.

Do nezakonitih dejavnosti in zlorabe prava lahko pride v kateri koli organizaciji, ne glede na to, ali je zasebna ali javna, velika ali majhna. Te se lahko pojavijo v različnih oblikah, kot so korupcija ali goljufije, strokovne napake ali malomarnost. Če se ne obravnavajo, lahko včasih povzročijo resno škodo za javni interes. Osebe, ki delajo za organizacijo ali ki so pri dejavnostih, povezanih z delom, z njo v stiku, so pogosto prve seznanjene s takimi primeri in so zato v privilegiranem položaju, ki jim omogoča, da obvestijo tiste, ki lahko rešijo problem.

Ravno te osebe (prijavitelji), ki (znotraj zadevne organizacije ali zunanjemu organu) prijavijo ali (javnosti) razkrijejo informacije o nepravilnem ravnanju, pridobljene v delovnem okolju, prispevajo k preprečevanju škode in odkrivanju groženj ali škode za javni interes, ki bi sicer lahko ostale neodkrite.

Bistvo zakonodajalca glede sprejema ZZPri je torej ta, da se kršitve obravnavajo znotraj same organizacije in da se jih odpravi. Gre za podoben princip kot pri institutu skladnosti poslovanja oziroma načrtu integritete, kjer organizacije stremijo k identifikaciji tveganj in njihovem čimprejšnjem odpravljanju.

Zaupnik nato, po prejemu prijave v skladu s 10. členom ZZPri preizkusi in obravnava prijavo kršitve. Zaupnik konča z obravnavo prijave s poročilom, v katerem navede, ali in iz katerih razlogov je prijava neutemeljena. Če je prijava utemeljena, v poročilu navede zlasti predlagane in izvedene ukrepe za prenehanje kršitve, odpravo posledic kršitve ali preprečevanje prihodnje kršitve, svoje ugotovitve o uspešnosti izvedbe predlaganih ukrepov ter morebitne predlagane in izvedene ukrepe za zaščito prijavitelja. Zaupnik ob upoštevanju zaščite identitete prijavitelja z ugotovitvami iz poročila seznani vodstvo zavezanca. Vodstvo pa bi moralo na podlagi poročila ukrepati v dobro organizacije oziromajavnega interesa, pri čemer se mora zavedati, da če težave ne odpravi, le ta ne bo izginila.

Zaupnik mora o utemeljenosti prijave, predlaganih in izvedenih ukrepih ter izidu postopka obvestiti tudi prijavitelja, ki pa se lahko, če se z ugotovitvami ne strinja, odloči za zunanjo prijavo oziroma javno razkritje.

ZZPri v šestem odstavku 9. člena določa, da morajo zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo izmed zaposlenih imenovati zaupnika, pri čemer je zaupnik (12. točka 4. člena ZZPri) ena ali več zaupanja vrednih oseb ali notranja organizacijska enota za prejem in obravnavo notranjih prijav. Edini pogoj glede imenovanja zaupnika je torej ta, da se imenuje vsaj eno zaupanja vredno osebo, ki je zaposlena v tem subjektu. Glede na to, da ZZPri omogoča imenovanje tudi več oseb (ali enoto) za zaupnika, priporočamo, da se v subjektih, ki so po ZZPri zavezanci, imenuje vsaj dva zaupnika (da je v primeru (daljše) odsotnosti v subjektu vedno na razpolago vsaj en zaupnik). Predvsem je priporočljivo imenovanje dveh zaupnikov, ker ZZPri za preizkus prijave določa relativno kratek rok sedmih dni (tretji odstavek 11. člena ZZPri).

Zaupnik obravnava prijavo skrbno, zaupno in samostojno in pri tem ni vezan na navodila v posamezni zadevi. Če zaupnik pri svojem delu zazna nepravilnosti s strani ravnatelja, lahko tudi sam postane prijavitelj po določbi prvega odstavka 5. člena ZZPri in poda prijavo organu za zunanjo prijavo, ki so taksativno našteti v 14. členu ZZPri.

Zaupnik ukrene, kar je treba za prenehanje kršitve. Če za prenehanje kršitve ali odpravo posledic kršitve ni pristojen, s prijavo in predlogi ukrepov seznani osebe ali notranje organizacijske enote, ki so odgovorne za odpravo kršitve. Zaupnik konča obravnavo prijave v treh mesecih od njenega prejema s poročilom, v katerem navede, ali in iz katerih razlogov je prijava neutemeljena. Če je prijava utemeljena, v poročilu navede zlasti predlagane in izvedene ukrepe za prenehanje kršitve, odpravo posledic kršitve ali preprečevanje prihodnje kršitve, svoje ugotovitve o uspešnosti izvedbe predlaganih ukrepov ter morebitne predlagane in izvedene ukrepe za zaščito prijavitelja.

Namen ZZPri je, da se prijavitelje spodbudi, da prijavo vložijo čimprej po storjeni kršitvi, ko je v zvezi s kršitvijo še mogoče kaj narediti in odpraviti ali zmanjšati škodo. S tem v zvezi je zakonodajalec tudi predpisal »zastaralni rok«, in sicer, da prijavitelj ni upravičen do zaščite po tem zakonu, če je prijavo podal dve leti ali več po prenehanju kršitve.

Opozarjamo pa na šesti odstavek 11. člena ZZPri, ki določa, da če zaupnik ugotovi, da pogoji za obravnavo prijave niso izpolnjeni, pa lahko kljub temu na lastno pobudo ukrene, kar meni, da je treba za odpravo kršitve, če tako presodi zaradi teže posledic kršitve. Pri tem varuje identiteto prijavitelja v skladu s 6. členom ZZPri.

ZZPri prepoveduje vsakršne povračilne ukrepe zoper prijavitelja. Najpogostejši povračilni ukrepi (19. člen ZZPri) pa so:

• odpoved delovnega razmerja;
• suspenz pogodbe o zaposlitvi;
• premestitev na nižje delovno mesto, onemogočanje ali zadržanje napredovanja;
• prenos delovnih nalog, sprememba kraja delovnega mesta, sprememba delovnega časa, zmanjšanje delovne obveznosti, neizplačilo ali znižanje plače in drugih dodatkov, neizplačilo nagrad in odpravnin;
• onemogočanje ali zadržanje izobraževanja in strokovnega usposabljanja;
• nizka ocena delovne uspešnosti, nizka letna ocena ali negativna zaposlitvena referenca;
• uvedba disciplinskega postopka, izrekanje disciplinskih ukrepov ali kazni;
• šikaniranje, prisila, ustrahovanje, nadlegovanje ali izključitev in pomanjkljiva zaščita dostojanstva pred takim ravnanjem drugih oseb;
• diskriminacija, slabša ali nepravična obravnava;
• opustitev sklenitve pogodbe o zaposlitvi za določen čas ob izpolnjenih pogojih, ki jih zakon določa za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas;
• odpoved pogodbe o zaposlitvi za določen čas pred potekom časa oziroma pred prenehanjem razloga za sklenitev te pogodbe; druga samovoljna ravnanja delodajalca, vključno z ravnanji, ki povzročajo škodo, tudi za ugled osebe, zlasti na družbenih omrežjih, finančno izgubo, vključno z izgubo posla in izgubo dohodka;
• predčasna prekinitev ali odpoved pogodbe za nabavo blaga ali storitev ali druga prekinitev poslovnega sodelovanja; razveljavitev, začasni ali trajni odvzem licence ali dovoljenja;
• samovoljno odrejanje opravljanja zdravstvenih pregledov ali pregledov zaradi ugotavljanja delovne sposobnosti;
• uvrstitev na črno listo na podlagi neformalnega ali formalnega dogovora v sektorju ali industriji, ki ima za posledico nezmožnost nove zaposlitve prijavitelja v industriji ali sektorju;
• sprožanje zlonamernih postopkov proti prijavitelju;
• grožnja s povračilnim ukrepom;
• poskus povračilnega ukrepa.

V tem primeru opozarjamo, da gre v skladu z ureditvijo v RS za dva različna postopka / instituta: sistem zaščite prijaviteljev po ZZPri ter sistem prepovedi spolnega in drugega nadlegovanja ter trpinčenja na delovnem mestu po Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1; ZDR-1).

Organi za zunanjo prijavo so v skladu s 14. členom ZZPri:

1. Agencija za komunikacijska omrežja in storitve Republike Slovenije,
2. Agencija za trg vrednostnih papirjev,
3. Javna agencija Republike Slovenije za varstvo konkurence,
4. Javna agencija Republike Slovenije za varnost prometa,
5. Agencija za zavarovalni nadzor,
6. Agencija za javni nadzor nad revidiranjem,
7. Banka Slovenije,
8. Državna revizijska komisija za revizijo postopkov oddaje javnih naročil,
9. Finančna uprava Republike Slovenije,
10. Tržni inšpektorat Republike Slovenije,
11. Urad Republike Slovenije za preprečevanje pranja denarja,
12. Informacijski pooblaščenec,
13. Inšpekcija za informacijsko varnost,
14. Inšpekcija za sevalno in jedrsko varnost,
15. Inšpekcija za varstvo pred sevanji,
16. Inšpekcija za varno hrano, veterinarstvo in varstvo rastlin,
17. Inšpektorat Republike Slovenije za delo,
18. Inšpektorat za javni sektor,
19. Inšpektorat Republike Slovenije za okolje in prostor,
20. Javna agencija Republike Slovenije za zdravila in medicinske pripomočke,
21. organi nadzora v skladu s predpisi, ki urejajo porabo sredstev evropske kohezijske politike v Republiki Sloveniji,
22. Zdravstveni inšpektorat Republike Slovenije,
23. Slovenski državni holding in
24. Komisija za preprečevanje korupcije.

Notranji akt sprejme tista oseba oziroma subjekt, ki tudi drugače sprejema notranja pravila oziroma notranje akte v organizaciji. Pristojnosti so določene v aktu o ustanovitvi oziroma področni zakonodaji.

ZZPri v prvem odstavku 9. člena določa, da se notranja pot za prijavo vzpostavi tako, da se določi poseben elektronski naslov in telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav. Iz navedenega izhaja, da je poleg možnosti ustne prijave pri zaupniku (4. in 7. člen ZZPri) obvezno določiti poseben elektronski naslov in telefonsko številko. Telefonska številka je lahko tista, ki jo zaupnik že uporablja, mora pa biti objavljena kot posebna telefonska številka, ki je namenjena samo za sprejemanje prijav na podlagi ZZPri. Na tak način se tudi zmanjša tveganje razkritja identitete prijavitelja nepooblaščeni osebi.

Zaupnik ob koncu obravnave prijave, najpozneje pa v treh mesecih od prejema prijave prijavitelja, obvesti o utemeljenosti prijave, predlaganih in izvedenih ukrepih, izidu postopka, oziroma o stanju postopka z notranjo prijavo, če postopki za odpravo kršitev po treh mesecih še niso končani.

Če preiskava traja dlje, se prijavitelja prav tako v treh mesecih obvesti o fazi, v kateri je postopek, in se ga nato obvesti ob zaključku. Za pripravo končnega poročila vodstvu oziroma predstojniku zakon ne predpisuje roka, priporočamo pa da se z izidom postopka obvesti vodstvo čimprej oziroma v ustreznem času glede na naravo kršitve.

Zaupnik je pri reševanju prijav samostojen, pri tem pa se lahko ob upoštevanju in spoštovanju varovanja identitete prijavitelja obrne za pomoč na katero koli osebo, za katero oceni, da mu lahko pomaga. Zaupnik ukrene, kar je treba za prenehanje kršitve. Če za prenehanje kršitve ali odpravo posledic kršitve ni pristojen, s prijavo in predlogi ukrepov seznani osebe ali notranje organizacijske enote, ki so odgovorne za odpravo kršitve. Če gre za vsebinska vprašanja mu tako lahko pomagajo zaposleni iz drugih notranje-organizacijskih enot, sicer pa se lahko obrne tudi na Komisijo za preprečevanje korupcije, ki nudi pomoč in svetovanje na celostnem področju zaščite prijaviteljev.

V vsakem primeru mora organ za zunanjo prijavo obravnavati prijavo (t. i. predhodni preizkus). Če organ pri obravnavi prijave presodi, da je potrebna zaščita prijavitelja zaradi tveganja za povračilne ukrepe, ki ga navaja prijavitelj, ali pa to izhaja iz okoliščin prijave, ali če je do poskusa ali povračilnega ukrepa že prišlo, potem je treba prijavo dodeliti uradni osebi za zunanjo prijavo, ki prijavitelju svetuje o zaščiti v skladu s 7. poglavjem  ZZPri.

Če organ ne identificira tveganja za povračilne ukrepe, potem prijave ne vodi po določbah ZZPri, pač pa po področnih predpisih (pristojnost organa).

V tem primeru veljajo navodila Ministrstva za javno upravo in splošni predpisi o ureditvi dokumentarnega gradiva (Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21, 68/22, 89/22 in 135/22) ter Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17) oziroma hrambe (če drug zakon ne določa drugače).

Ministrstvo za javno upravo je s tem v zvezi pripravilo n gradivo:

• Upravljanje dokumentarnega gradiva na podlagi Zakona o zaščiti prijaviteljev v informacijskem sistemu za vodenje evidence dokumentarnega gradiva SPIS 4 in SPIS 1.45. Dostopno na: https://www.gov.si/novice/2023-02-22-veljati-je-zacel-zakon-o-zasciti-prijaviteljev-zvizgacev/ (zavihek Gradivo).
• IS Krpan – upravljanje z dokumentarnim gradivom na podlagi Zakona o zaščiti prijaviteljev (notranja in zunanja prijava). Dostopno na: https://www.gov.si/novice/2023-02-22-veljati-je-zacel-zakon-o-zasciti-prijaviteljev-zvizgacev/ (zavihek Gradivo).

ZZPri v 12. točki 4. člena določa, da mora biti zaupnik ena ali več zaupanja vrednih oseb ali notranja organizacijska enota za prejem in obravnavo notranjih prijav. Zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo izmed zaposlenih imenujejo zaupnika.

Omenjeno pomeni, da  je predsednik sveta zavoda lahko imenovan za zaupnika, če je zaposlen v zavodu, drugače ne.

Priporočamo, da organizacije uporabljajo tiste komunikacijske sisteme, ki so že sedaj v uporabi za obveščanje vseh zaposlenih oziroma oseb iz delovnega okolja. ZZPri v sedmi točki 4. člena pa delovno in podobno razmerje opredeljuje kot delovno razmerje, lahko pa tudi razmerje zunaj delovnega razmerja, če gre za prostovoljstvo, pripravništvo, vajeništvo, pogodbeno delo, študentsko delo, sodelovanje v razpisnih postopkih v vlogi kandidata, opravljanje funkcije, izvrševanje upravičenj, nalog in pooblastil delničarja, člana nadzornega ali upravnega organa subjekta, kot tudi vsako drugo sodelovanje v dejavnosti pravne ali fizične osebe, ki jo izvajajo samozaposlene osebe na podlagi pogodbe, ali delo pod nadzorom in vodstvom zunanjih izvajalcev, podizvajalcev ali dobaviteljev, ne glede na plačilo in ne glede na to, ali se je razmerje že končalo ali se šele vzpostavlja s postopkom zaposlovanja ali s pogajanji pred podpisom pogodb.

Družbe oziroma organizacije imajo po naših izkušnjah sicer več različnih možnosti glede komunikacije: internet, omejen dostop z geslom, ki ga delijo le zaposlenim, javno objavljena informacija zaposlenim (spletna stran, oglasna deska ipd.), da so dodatne informacije dostopne pri zaupniku.

Prijavo se v skladu s 7. členom ZZPri evidentira v evidenci prijav tako, da se upošteva prepoved razkritja identitete in zaupnosti iz 6. člena. Zunanje prijave se tako evidentira v zadevo z drugo klasifikacijsko številko in ne v enotno evidenco prijav.

Glede evidentiranja notranjih prijav v javnem sektorju pa so posebnosti, za kar je pristojno Ministrstvo za javno upravo, ki je pripravilo gradivo (Upravljanje dokumentarnega gradiva na podlagi Zakona o zaščiti prijaviteljev v informacijskem sistemu za vodenje evidence dokumentarnega gradiva SPIS 4 in SPIS 1.45 iz marca 2023) in je dostopno na: https://www.gov.si/novice/2023-02-22-veljati-je-zacel-zakon-o-zasciti-prijaviteljev-zvizgacev/ (zavihek Gradivo).

Vprašanje se sicer nanaša na dva različna postopka (notranja prijavna pot in zunanja prijava) in na dve različni vlogi (zaupnik in uradna oseba za zunanjo prijavo), vendar pa zakon ne določa morebitne nezdružljivosti slednjih – obe vlogi tako lahko opravlja ista oseba.

Da, na podlagi 145. člena Zakona o kazenskem postopku (Uradni list RS, št. 176/21 – uradno prečiščeno besedilo, 96/22 – odl. US in 2/23 – odl. US; ZKP) so vsi državni organi in organizacije z javnimi pooblastili dolžni naznaniti kazniva dejanja, za katera se storilec preganja po uradni dolžnosti, če so o njih obveščeni, ali če kako drugače zvedo zanje.

Vloge notranjega revizorja ZZPri posebej ne predvideva. Sama organizacija – zavezanec pa lahko v internem aktu določi, da je z ugotovitvami zaupnika seznanjen tudi notranji revizor, pri čemer pa še vedno velja prepoved razkritja identitete in zaupnosti. Revizor tako nima dostopa do evidence prijav in identitete prijaviteljev. Lahko pa revizor po potrebi sodeluje z zaupnikom pri obravnavi kršitev iz njegovega področja.