Je lahko imenovanje zaupnika tudi na drugačen način – če ga imenujemo z internim aktom, bo pri vsaki zamenjavi zaupnika treba spreminjati interni akt (lahko bi ga imenovali z ločenim sklepom, interni akt pa ostaja nespremenjen)?

Vsi zavezanci morajo v skladu s štirinajstem odstavkom 9. člena ZZPri sprejeti notranji akt, v katerem opišejo notranjo pot za prijavo in opredelijo zlasti:

• zaupnika, po potrebi pa tudi administrativno osebje oziroma informacijsko podprt način prejema in evidentiranja prijav ter morebitnega zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav;
• elektronski naslov, telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav;
• postopek prejema notranje prijave in njene obravnave;
• ukrepe za preprečitev dostopa nepooblaščenim osebam do informacij o prijavitelju in drugih vsebin iz evidence prijav;
• obveščanje notranjih organizacijskih enot, odgovornih za odpravo kršitve, način seznanitve vodstva o obravnavi prijave;
• način informiranja zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca, pri tem pa mora zagotoviti:
  • enostavno in pregledno dostopne informacije o načinu uporabe notranje poti za prijavo in o notranjem aktu,
  • informacije o postopkih za zunanjo prijavo organom za zunanjo prijavo in institucijam, organom, uradom ali agencijam Evropske unije.

Šesti odstavek 9. člena ZZPri še določa, da zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo izmed zaposlenih imenujejo zaupnika. Pri tem načina imenovanja zakon posebej ne opredeljuje. Slednjega zavezanci sami opredelijo v notranjem aktu.

V praksi priporočamo, da je se zaupnika imenuje s sklepom o imenovanju, ki je kot takšen priloga notranjega akta, s čimer je enostavneje urejati tudi vsakršne spremembe glede zaupnika.