Zaupnik je na podlagi 12. točke 4. člena ZZPri ena ali več zaupanja vrednih oseb ali notranja organizacijska enota za prejem in obravnavo notranjih prijav. Notranja pot za prijavo se vzpostavi tako, da se določi poseben elektronski naslov in telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav ter ukrepe za preprečitev razkritja identitete prijavitelja in da se imenuje zaupnika.
Vsak samostojen subjekt, ki ima svojo davčno številko in ki izpolnjuje pogoje, da je zavezanec, mora imeti svojega zaupnika.
Zavezanci v javnem sektorju so na podlagi 9. člena ZZPri:
- subjekti s 50 ali več zaposlenimi,
- subjekti z manj kot 50, vendar najmanj desetimi zaposlenimi, če svojo glavno registrirano dejavnost opravljajo na področju zdravstva ali na področjih zbiranja, prečiščevanja in distribucije vode, ravnanja z odplakami, zbiranja in odvoza odpadkov ter ravnanja z njimi, pridobivanja sekundarnih surovin ter na področjih saniranja okolja in drugega ravnanja z odpadki,
- ne glede na število zaposlenih notranje poti za prijavo vzpostavijo tudi ministrstva, upravne enote, vladne službe, javne agencije, Urad predsednika Republike Slovenije, Državno odvetništvo Republike Slovenije, Ustavno sodišče Republike Slovenije, Računsko sodišče Republike Slovenije, Varuh človekovih pravic, Informacijski pooblaščenec, Komisija za preprečevanje korupcije, Državna revizijska komisija in Zagovornik načela enakosti ter samoupravne lokalne skupnosti.
ZZPri pozna tudi nekatere posebnosti glede imenovanja zaupnika in vzpostavitve notranjih prijavnih poti, in sicer (9. člen ZZPri):
- Samoupravne lokalne skupnosti lahko vzpostavijo skupno notranjo pot za prejem prijav, ki jo upravlja ena od vključenih samoupravnih lokalnih skupnosti ali skupna občinska uprava. Vsaka samoupravna lokalna skupnost s 50 ali več zaposlenimi mora imenovati svojega zaupnika.
- Vrhovno sodišče Republike Slovenije vzpostavi skupno notranjo pot za prijavo za sodišča, Vrhovno državno tožilstvo Republike Slovenije pa za državna tožilstva.
- Osnovne šole, vrtci, glasbene šole ter zavodi za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami na območju iste samoupravne lokalne skupnosti lahko vzpostavijo skupno notranjo pot za prijavo, ki jo upravlja eden od vključenih zavodov ali samoupravna lokalna skupnost.
- Srednje šole, višje šole in dijaški domovi na območju iste samoupravne lokalne skupnosti lahko vzpostavijo skupno notranjo pot za prijavo, ki jo upravlja eden od vključenih zavodov.
Zavezanci lahko za prejem prijav določijo tudi zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav, pri tem se zavezanec in ponudnik dogovorita o načinu pošiljanja prejetih prijav zaupniku ali administrativnemu osebju. Ponudnika pri tem veže prepoved razkritja identitete in zaupnost.