Načrt integritete

• Načrt integritete vas obvešča o korupcijskih tveganjih in tveganjih za kršitev integritete pri vašem delu.

Vsaka dejavnost vključuje določena tveganja in ne glede na to, kaj počnemo, lahko gre kaj narobe. V zasebnem življenju se teh tveganj običajno dobro zavedamo – razumemo, da nam lahko tatovi ukradejo premoženje, v kolikor ne zaklenemo vhodnih vrat, in da nas lahko neprevidno prečkanje ceste stane celo življenja. Pri opravljanju poklicnih nalog so posledice napačnih odločitev za posameznika praviloma manj usodne (ali pa celo zadevajo zgolj druge osebe) ter bolj oddaljene in včasih celo neoprijemljive. Pri osredotočanju na delovne naloge zato nanje nismo tako pozorni ali se jih sploh ne zavedamo. Izdelava načrta integritete je priložnost, da tveganjem posvetimo več časa, sprejet dokument pa vam omogoča stalen vpogled v tveganja, na katera ste v postopku izdelave načrta pomislili vi ali vaši sodelavci. Načrt integritete je torej zbirka tveganj v vaši organizaciji.

• Načrt integritete vsebuje ukrepe, da se tveganja ne bi uresničila.

Tveganja se lahko slej kot prej uresničijo. Zato je, ko smo enkrat z njimi seznanjeni, smiselno razmisliti, ali lahko sprejmemo določene ukrepe, s katerimi zmanjšamo verjetnost uresničitve tveganj ali jih celo odpravimo. Načrt integritete je namenjen tudi temu, da organizacije določijo enkratne, občasne ali stalne aktivnosti, ki jih bodo izvrševale za preprečevanje uresničitve identificiranih tveganj. Ko so ti ukrepi potrjeni s strani predstojnika, postanejo obvezna navodila za delo, zato je naloga vsakega uslužbenca, da se z njimi seznani.

ČESA SE JE POTREBNO ZAVEDATI PRI UPORABI NAČRTA INTEGRITETE?

• Tveganj v javnem sektorju ne doživljamo kot lastna tveganja.

Mnoga tveganja v javnem sektorju uslužbenci kot lastna dojemamo zgolj v manjši meri, saj ob njihovi uresničitvi nismo oškodovani sami, temveč je oškodovan javni interes. To ne pomeni, da smo javni uslužbenci brezbrižni do javnega interesa, vendar je povsem človeško, da bomo tem tveganjem posvečali manj pozornosti. Zato je še toliko bolj pomembno, da k obvladovanju tveganj v javnem sektorju pristopimo načrtovano in kolektivno, ter da vodstvo organizacije samo uresničuje tak pristop in z zgledom k temu spodbudi tudi druge.

• Načrt integritete je vedno odprt za predloge vas in vaših sodelavcev.

Potem ko enkrat razumemo logiko tveganj in ukrepov kot njihovega nasprotnega pola, lahko začnemo svoj delovni proces, pa tudi delovne procese svojih sodelavcev, gledati tudi skozi to prizmo. To ne pomeni, da smo pesimistični in da vedno pričakujemo najslabše, le da se zavedamo, da je preprečevati boljše kot zdraviti. Na tak način bo naša institucija notranje delovala bolje, navzven pa ji bosta rasla ugled in zaupanje javnosti. Zato imamo vsi javni uslužbenci pravico in dolžnost na tveganja opozoriti ter po možnosti predlagati tudi rešitve.

• Načrt integritete deluje, če ga uporabljate.

Ni skrivnost, da v mnogih organizacijah načrt integritete ni zaživel v polni meri, saj pogosto po izdelavi načrta na tveganja in njihovo obvladovanje pozabimo. Zato priporočamo, da znanje o možnih tveganjih in veljavnih ukrepih redno obnavljamo (na primer na zborih kolektiva) kakor tudi kritično presojamo učinke ukrepov – če ukrep ne deluje, na to opozorimo; če se spomnimo boljšega, ga predlagamo. In najpomembnejše – če pri našem delu pride do kakršnega koli neželenega dogodka, razmislimo, ali je bil ta dogodek posledica uresničenja že zaznanega tveganja in ali bi lahko v zvezi s tem tveganjem še kaj ukrenili.

• Načrt integritete uspeva v kolektivih, ki si želijo narediti korak naprej.

Načrt integritete je orodje, ki je usmerjeno v prihodnost. Ne glede na to, kakšne razmere vladajo v organizaciji, je vedno mogoče kakšno stvar izboljšati. Kolektiv najbolje ve, katerih tem se v danem trenutku ne splača lotevati in katere so tiste stvari, ki motijo vse. Tudi v obdobju pred načrti integritete so v vsaki organizaciji delovali posamezniki, ki so si prizadevali izboljšati razmere, ko ostali niso imeli volje, znanja in morda tudi poguma. Načrt integritete daje takim zaposlenim oporo pri njihovih prizadevanjih in z zapisom ukrepov poskrbi za trajnost napredka, ki so ga pomagali doseči.

• Načrt integritete je sredstvo samozaščite in ne izpostavljanje organizacije

Načrt integritete je pogosto napačno razumljen kot izpostavljanje ranljivosti organizacije. Resnica je ravno nasprotna! Če v vaši organizaciji pride do uresničitve določenega tveganja in boste lahko pokazali, da ste se tveganja zavedali, o njem razpravljali in ga z različnimi ukrepi poskušali preprečiti, bodo vaši nadzorni organi uresničitev tveganja bolj verjetno pripisali naključju, zunanjim vplivom ali človeškemu faktorju kot slabemu upravljanju vaše organizacije.

• Načrt integritete ni namenjen izpostavljanju konkretnih kršitev

Ključno je, da učenje iz neljubih izkušenj ne postane lov na individualno odgovornost – za to že obstajajo mehanizmi in postopki. Načrt integritete naj bo v pomoč pri oceni, ali so obstoječi ukrepi učinkoviti oziroma ali se izvajajo, ter pri sprejemanju odločitev, kaj bi se dalo v bodoče še postoriti.

• Načrt integritete ni opravilo, ki ga izvedete enkrat, nato pa nanj pozabite

Načrt integritete je orodje, ki ga morate imeti stalno pred očmi. Ko ga enkrat izdelate, morate vsake toliko preveriti, ali še ustreza dejanskemu stanje. Če ne, ga morate posodobiti. Prav tako morate redno izvajati sprejete ukrepe in o izvajanju poročati.

Organizacije javnega in zasebnega sektorja so pri svojem poslovanju oziroma izvrševanju svojih pristojnosti izpostavljene določenim tveganjem. Sodobne smernice dobrega upravljanja od vodstvenih in drugih oseb zahtevajo, da ta tveganja identificirajo, predvidijo ukrepe za odpravo tveganj ali zmanjšanje verjetnosti uresničitve tveganj, ukrepe dosledno izvajajo ter o izvajanju poročajo.

Posebna skupina tveganj so tudi tveganja koruptivnega, neintegritetnega, neetičnega oziroma drugega protipravnega ravnanja, ki jih morajo nekatere organizacije javnega sektorja obvladovati s pomočjo načrtov integritete.

⇒ Natančnejše informacije o zavezancih za izdelavo načrta integritete in postopku njegove izdelave najdete na podstrani oblikovanje in posodabljanje.

Z izrazom tveganje označujemo možnost nastopa določene neželene situacije v prihodnosti. Pri tveganjih iz načrta integritete gre za to, da utegne zaradi nezakonitega ali neetičnega ravnanja uradnih oseb priti do oškodovanja javnih sredstev, izdaje nezakonitih pravnih aktov, krnitve ugleda organa ali druge škode za organ ali javni interes.

⇒ Uradne osebe so predvsem javni uslužbenci, funkcionarji, poslovodne osebe in nekatere druge osebe. Uradne osebe so opredeljene v 4. členu Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije.

Obstoj tveganj je močno povezan z obstojem dejavnikov tveganj – okoliščin, zaradi katerih tveganja obstajajo oziroma ki povečujejo verjetnost njihove uresničitve. Na primer, obstoj in verjetnost uresničitve tveganja, da bo uradnik prejel podkupnino in izdal nezakonito gradbeno dovoljenje, sta povezana z naslednjimi dejavniki tveganj: a) dejstvom, da uradnikove odločbe močno vplivajo na življenje posameznikov in zato obstaja visok interes strank, da je odločba izdana v njihovo korist; b) dejstvo, da uradnik prihaja v neposredni stik s strankami, kar jim omogoča, da ponudijo podkupnino; c) dejstvo, da je delo uradnika podvrženo le omejenemu nadzoru, zaradi česar obstaja verjetnost, da bo njegovo nezakonito ravnanje ostalo neopaženo ipd.

Tveganja je mogoče razvrstiti po različnih kriterijih, Smernice za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete pa opredeljujejo pet skupin tveganj, ki jih morajo zavezanci upoštevati in se do njih opredeliti. Vzorec načrta integritete vsebuje navedbo nekaterih posameznih tveganj, ki pa jih lahko zavezanci poljubno dodajajo, brišejo ali spreminjajo. Enako velja za predhodno določene dejavnike tveganj.

⇒ Smernice in vzorec najdete tudi na podstrani oblikovanje in posodabljanje.

1) SKUPINA TVEGANJ V ZVEZI Z NASPROTJEM INTERESOV

O nasprotju interesov govorimo, ko obstajajo okoliščine, za katere je mogoče predpostavljati, da vplivajo na javnega uslužbenca ali funkcionarja tako, da svojih nalog ne bo opravil nepristransko in objektivno. Za take okoliščine gre na primer, če je med prijavljenimi kandidati za prosto delovno mesto sorodnik osebe, ki bo opravila izbor; če se na razpis za oddajo javnega naročila prijavi družba, v kateri ima poslovni delež član komisije za oceno ponudb; če določena oseba sodeluje pri nadzoru nad poslovanjem v zadevah, v katerih je sodelovala sama ipd.

⇒ Nasprotje interesov je opredeljeno v 4. členu Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije.

Znotraj te skupine vzorec načrta integritete vnaprej opredeljuje naslednja tveganja:

1.1) Neupoštevanje nasprotja interesov

Uradne osebe so se dolžne izogibati nasprotju interesov, kar pomeni predvsem to, da morajo predlagati svojo izločitev iz postopkov ali nalog, v zvezi s katerimi se pojavi njihov zasebni interes, ki vpliva na objektivno in nepristransko opravljanje nalog. Predstojnik organa ali druga oseba, ki jo določa področna zakonodaja, mora nato presoditi, ali lahko oseba, ki je predlagala svojo izločitev, še naprej opravlja konkretno nalogo.

⇒ Za natančnejše informacije v zvezi z izogibanjem nasprotju interesov glej 37. in naslednje člene ZIntPK. Določbe o izločitvah kot enem načinu ukrepanja v primeru možnosti nastanka nasprotja interesov pa vsebujejo številni drugi zakoni (Zakon o javnih uslužbencih, Zakon o splošnem upravnem postopku, Zakon o gospodarskih družbah ipd.).

1.2) Neupoštevanje omejitev poslovanja

Državni organi praviloma ne smejo poslovati z družbami, v katerih imajo funkcije ali lastniške deleže funkcionarji, ki opravljajo funkcijo pri tem organu, ali njihovi družinski člani. Prav tako funkcionarji ne smejo nastopati kot predstavniki družb nasproti organu še dve leti po prenehanju funkcije pri tem organu.

⇒ Za natančnejše informacije v zvezi z omejitvami poslovanja glej 35. in 36. člen Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije.

2) SKUPINA TVEGANJ V ZVEZI Z VPLIVI IN ZAHTEVAMI

V to skupino sodijo vsa tveganja, ki so posledica dejstva, da lahko na delovanje organa vplivajo ali poskušajo vplivati različne pravne ali fizične osebe.

Znotraj te skupine vzorec načrta integritete vnaprej opredeljuje naslednja tveganja:

2.1) Zahteva neetičnega ali nezakonitega ravnanja

To tveganje se nanaša na primere, ko nadrejeni ali druge osebe z vplivom znotraj organa napeljujejo posamezno uradno osebo ali od nje zahtevajo, da pri opravljanju svojih nalog stori neetično ali nezakonito ravnanje. Tako napeljevanje oziroma zahtevanje je pogosto povezano tudi z izsiljevanjem.

2.2) Zaščita zaposlenih kot prijaviteljev koruptivnih, nezakonitih in drugih neetičnih ravnanj

Kadar posamezna uradna oseba organizaciji prijavi nezakonito ravnanje posameznika, je organizacija dolžna poskrbeti, da prijavitelj ni deležen povračilnih ukrepov. Tveganje »zaščite zaposlenih kot prijaviteljev koruptivnih, nezakonitih in drugih neetičnih ravnanj« se nanaša na morebitno izvajanje povračilnih ukrepov kot tudi ustreznost normativne ureditve področja obravnave prijav znotraj organizacije.

⇒ Za natančnejše informacije v zvezi s prijavo neetičnega oziroma nezakonitega ravnanja glej 24. in 25. člen Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije.

2.3) Nedovoljeno sprejemanje daril

To tveganje se nanaša na kršitve omejitev sprejemanja daril. Sprejemanje daril je omejeno, saj lahko pri uradni osebi ustvari (zavedno ali nezavedno) naklonjenost osebi, ki je darilo dala, in posledično tudi zanemarjanje javne koristi pri poslovanju s to osebo.

⇒ V zvezi z omejitvami prejemanja daril glej 30. in naslednje člene Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije ter 11. člen Zakona o javnih uslužbencih. Prejemanje daril urejajo tudi nekateri področni zakoni (npr. Zakon o sodniški službi).

2.4) Nedovoljeno lobiranje

Lobiranje pomeni nejavno vplivanje na delovanje organa pri sprejemanju predpisov in opravljanje drugih nalog (v zvezi s postopki v posamičnih zadevah glej v nadaljevanju). Lobiranje je dovoljeno, so pa v zvezi z njim predvideni ukrepi za omogočanje transparentnosti lobiranja (o lobiranju je potrebno sestaviti zapis, ki omogoča nadzor nad njegovo zakonitostjo, lobirajo lahko zgolj določene osebe ipd.). Tveganje »nedovoljenega lobiranja« se nanaša na vse kršitve (vključno z dajanjem podkupnine), do katerih lahko prihaja v zvezi z lobiranjem.

⇒ V zvezi z lobiranjem glej 56. in naslednje člene Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije.

2.5) Nedovoljeni vplivi

To tveganje zajema vse nedovoljene vplive na izvajanje posamičnih postopkov (na primer v postopku oddaje javnega naročila, v postopku zaposlovanja, v sodnih postopkih ipd). Za nedovoljene vplive v zvezi s posameznimi postopki gre, kadar posamezniki poskušajo vplivati na delo uradnih oseb izven okvirov pravic do sodelovanja v postopkih, ki jih določa področna zakonodaja.

3) TVEGANJA V ZVEZI Z ZAPOSLOVANJEM, TVEGANJA V ZVEZI Z NEGOSPODARNIM RAVNANJEM Z JAVNIMI SREDSTVI IN TVEGANJA V ZVEZI Z JAVNIMI NAROČILI

V točki 1) in 2) predstavljene skupine tveganj so bile opredeljene na podlagi dejavnikov, ki so za te skupine značilni. Tveganja v zvezi z zaposlovanjem, negospodarnim ravnanjem z javnimi sredstvi in tveganja v zvezi z javnimi naročili pa so v skupine razvrščena po kriteriju nalog, pri katerih se ta tveganja pojavijo. Vsebinsko gledano bo tudi v teh skupinah prihajalo predvsem do tveganj v zvezi z nasprotjem interesov ter vplivi in zahtevami, zato bo v tem delu načrta integritete praviloma prišlo do nekaterih podvajanj. Vendar so zaposlovanje, javno naročanje in druge oblike porabe javnih sredstev v delovanju organizacije pomembne do te mere, da je tveganja smiselno opredeliti tudi ločeno.

4) SKUPINA TVEGANJ V ZVEZI S SPECIFIKO POSLANSTVA INSTITUCIJE IN SKUPINA TVEGANJ, KI JIH POSAMEZNIM ZAVEZANCEM DOLOČI KOMISIJA

Poleg področij iz prejšnje točke lahko zavezanci izberejo tudi druga področja dela, na katerih se opredelijo do tveganj (na primer izvajanje upravnih in sodnih postopkov). Pričakuje se, da bodo zavezanci posebej obravnavali vsaj tista področja, ki spadajo med njihove temeljne pristojnosti.

Posebna področja, na katerih naj zavezanci opredelijo tveganja, pa lahko zavezancem določi tudi Komisija.

Ukrepi so vse aktivnosti organa, s katerimi je mogoče zmanjšati ali popolnoma odpraviti tveganja. Pogosto je ukrep usmerjen v povečanje nadzora, lahko pa zajema tudi druge oblike reorganizacije poslovanja organa, ki odpravljajo dejavnike tveganj. V nadaljevanju opozarjamo na dve načeli, ki jih je pri opredeljevanju ukrepov potrebno upoštevati, vendar sta v praksi pogosto zanemarjeni:

1) Ukrepi morajo biti konkretizirani

Ukrepe je potrebno opredeliti tako, da jasno sporočajo, kaj je potrebno storiti, da se tveganje omeji ali odpravi. Če je za omejitev/odpravo določenega tveganja potrebno spremeniti interne predpise organizacije, je v načrtu integritete potrebno prikazati, kakšna naj bo nova ureditev (primer dobro konkretiziranega ukrepa je: “vodja oddelka vodstvu organizacije mesečno poroča o številu nerešenih zadev”). Zgolj navedba, da je določeno vprašanje potrebno urediti z internimi predpisi, ni dovolj konkretna. Podobno velja, če je potrebno na določenem področju izvajati dodaten nadzor; načrt integritete naj določi osebo, ki bo izvajala nadzor, način, na katerega se bo izvajal nadzor in pogostost izvajanja nadzora. Konkretizacija ukrepov pa ne pomeni, da je kasneje potrebno izvesti prav te ukrepe, če se izkaže, da je določene cilje mogoče doseči na bolj učinkovit način.

2) Ukrepi morajo določati sredstvo za dosego cilja, ne pa zgolj cilja

Kot ukrep mora biti določena aktivnost, za katero je verjetno, da bo pripeljala do želenega cilja, ne pa zgolj cilj oziroma stanje, ki naj bo doseženo. V praksi opažamo, da zavezanci za izdelavo načrta integritete pogosto določijo zgolj, da je potrebno spoštovati veljavne predpise in interne akte (primer takšnega nepravilno oblikovanega ukrepa je na primer: vsi zaposleni morajo ravnati v skladu z etičnim kodeksom). Taka opredelitev ukrepa je protislovna, saj tveganje obstaja prav zaradi dejstva, da utegne priti do kršitve postavljenih pravil.

POMEMBNO GRADIVO

• Smernice za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete
• Vzorec načrta integritete
• Obrazec za letno poročilo skrbnika načrta integritete o izvedenih ukrepih
• Navodila za uporabo elektronskega registra tveganj

ZAVEZANCI ZA IZDELAVO NAČRTA INTEGRITETE

Zavezanci za oblikovanje načrta integritete so vsi državni organi, samoupravne lokalne skupnosti, javne agencije, javni zavodi, javni gospodarski zavodi in javni skladi. Zavezanci z največ štirimi zaposlenimi se lahko odločijo, da ne bodo izdelali lastnega načrta integritete, pač pa bodo lastna tveganja obvladovali v okviru načrta integritete ustanovitelja.

⇒ Za natančnejše informacije o tem glej 22. člen Smernic za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete.

PROSTOVOLJNA IZDELAVA NAČRTA INTEGRITETE

Zavezanec za izdelavo načrta integritete se lahko odloči, da bo posamezna organizacijska enota izdelala lasten načrt integritete. Za natančnejše informacije o tem glej 4. in 5. člen Smernic za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete. Načrt integritete lahko ob pomoči Komisije izdelajo tudi druge organizacije javnega in zasebnega sektorja. Svetovanje Komisije v zvezi z izdelavo načrtov integritete subjektom iz zasebnega sektorja je odplačno.

ROK ZA IZDELAVO NAČRTA INTEGRITETE

Rok za izdelavo prvega načrta integritete je potekel dne 5. 6. 2012. Če je bil zavezanec ustanovljen naknadno ali je naknadno postal zavezan za izdelavo načrta integritete, mora predstojnik v 30 dneh po tem imenovati delovno skupino, v enem letu od imenovanja skupine pa mora zavezanec načrt posredovati Komisiji. Če vaša organizacija načrta integritete ni izdelala v predpisanih rokih, nas o tem obvestite pisno, po telefonu ali preko elektronske pošte.

IMENOVANJE DELOVNE SKUPINE

Zavezanec za izdelavo načrta integritete mora stalno imeti imenovano delovno skupino za pripravo načrta integritete in njeno vodjo. Število članov delovne skupine ni določeno, priporočamo pa, da jo sestavljajo vsaj trije člani, pri večjih zavezancih pa tudi več. Pri tem je potrebno poskrbeti, da so v delovni skupini ustrezno zastopane vse organizacijske enote in kategorije zaposlenih. Vsako leto je potrebno zamenjati tretjino članov delovne skupine.

Delovno skupino imenuje predstojnik organizacije s sklepom, pri tem pa si lahko pomaga z osnutkom iz vzorca načrta integritete (več spodaj).

⇒ Natančnejše informacije o imenovanju in nalogah delovne skupine najdete v Smernicah za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete.

IMENOVANJE SKRBNIKA NAČRTA INTEGRITETE

Skrbnik načrta integritete je »desna roka« predstojnika organa pri izvrševanju načrta integritete, prav tako pa skrbi za komunikacijo med zavezancem in Komisijo in ureja podatke v elektronskem registru tveganj. Predstojnik kot skrbnika načrta integritete imenuje osebo z visoko stopnjo integritete. V praksi vlogo skrbnika načrta integritete in vodje delovne skupine praviloma opravlja ista oseba.

Predstojnik skrbnika integritete imenuje s sklepom, pri tem pa si lahko pomaga z osnutkom iz vzorca načrta integritete (glej spodaj). Predstojnik lahko po potrebi spremeni osebo, ki opravlja vlogo skrbnika načrta integritete. Če je skrbnik načrta integritete dlje časa zadržan in predstojnik ne želi imenovati novega skrbnika načrta integritete, lahko za določen čas imenuje začasnega skrbnika načrta integritete.

Predstojnik o imenovanju skrbnika ali začasnega skrbnika obvesti Komisijo pisno ali po elektronski pošti, pri čemer mora navesti ime in priimek skrbnika, njegovo delovno mesto, naslov elektronske pošte in (direktno) telefonsko številko. Po prejemu navedenih podatkov bo Komisija skrbniku omogočila vstop v elektronski register tveganj in mu posredovala navodila za njegovo uporabo.

⇒ Za natančnejše informacije o imenovanju in nalogah skrbnika načrta integritete glej Smernice za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete.

VZOREC NAČRTA INTEGRITETE

Načrt integritete se pripravi na vzorcu, ki se nahaja tukaj. V datoteki z vzorcem načrta integritete se nahajajo tudi osnutki zapisnikov, ki jih v procesu imenovanja sestavi delovna skupina, ter osnutek sklepa o imenovanju delovne skupine in skrbnika načrta integritete.  Vzorec načrta integritete vsebuje tudi navodila za ocenjevanje tveganj.

Organizacije, ki so načrt pripravile na predhodnih različicah vzorca, lahko pri posodabljanju načrta integritete ohranijo obstoječi vzorec.

V kolikor obstajajo utemeljeni razlogi, lahko organizacija po predhodnem dogovoru s Komisijo pripravi načrt integritete tudi brez uporabe vzorca Komisije.

Vsebina vzorca načrta integritete

Jedro vzorca načrta integritete je sestavljeno iz dveh delov:

a) Tabele tveganj

Tabele tveganj v celoti izpolni delovna skupina za pripravo načrta integritete. Pri tem se skupina opredeli do v vzorcu navedenih tveganj, priporočljivo pa je, da doda tudi druga tveganja. V vzorcu navedeni dejavniki tveganj (stolpec 2) so delovni skupini zgolj v pomoč in jih lahko poljubno dodaja ali odstranjuje. Delovna skupina mora pri identificiranih tveganjih navesti ukrepe za obvladovanje tveganj, ki jih organizacija v trenutku izdelave oziroma posodabljanja vzorca že izvaja (stolpec 3). Na podlagi izvedenih ukrepov delovna skupina oceni vsako tveganje (stolpec 5) in stopnjo njegovega obvladovanja (stolpec 4). Tveganje se oceni na podlagi temperaturne mape, uporaba katere je pojasnjena v samem vzorcu. Najpomembnejši del tabel tveganj je opredelitev dodatnih (novih) ukrepov, za katere delovna skupina oceni, da bi jih bilo smiselno izvesti za omejevanje oziroma odpravljanje identificiranih tveganj (stolpec 6).

⇒ Za natančnejše informacije o tveganjih glej prejšnji zavihek Tveganja.

b) Register tveganj

Leva stran registra tveganj (stolpci 1-8) vsebinsko predstavlja povzetek tabel tveganj, funkcionalno pa predlog predstojniku organa, da se opredeli do navedenih ukrepov. Ta del registra tveganj izpolni delovna skupina za oblikovanje načrta integritete. V desni strani pa predstojnik (stolpec 9-10) označi, ali je posamezni ukrep sprejel ali zavrnil ter določi rok, v katerem bo ukrep izveden.

POSTOPEK IZDELAVE IN POSODABLJANJA NAČRTA INTEGRITETE

Načrt integritete pripravi delovna skupina na sestankih, o katerih pripravi zapisnik. Vzorec zapisnika je del vzorca načrta integritete (glej zgoraj).

Na sestankih delovna skupina identificira tveganja, dejavnike tveganj in ukrepe, s katerimi se tveganja že odpravljajo, hkrati pa išče predloge za nove ukrepe, s katerimi bo mogoče tveganja odpraviti v prihodnje. Metodologijo dela si izbere delovna skupina sama, praviloma pa bo delovna skupina informacije o tveganjih in ukrepih poskušala pridobiti tudi od drugih sodelavcev (intervjuji, vprašalniki ipd.) iz medijskih objav o organizaciji, iz ugotovitev v revizijskih postopkih, iz odločb drugih organov (inšpekcijski postopki, sodni postopki), z uporabo metode “scenarija”, z oblikovanjem ciljno usmerjenih delovnih skupin ipd. Delovna skupina svoje ugotovitve in predloge vpiše v tabelo tveganj v vzorcu načrta integritete.

⇒ Za dodatne predloge za metode dela glej 14. člen Smernic za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete ter prejšnji zavihek Tveganja.

Ko delovna skupina pripravi tabelo tveganja, na njeni podlagi pripravi register tveganj, ki je prav tako del vzorca načrta integritete. Skrbnik nato tabelo tveganj kot predlog predloži v potrditev predstojniku organizacije.

Predstojnik organizacije lahko ukrepe, ki jih je predlagala delovna skupina, potrdi ali zavrne. Če ukrep zavrne, mora pripraviti pisno obrazložitev svoje odločitve. S sprejemom ukrepov postane njihova izvedba za organizacijo zavezujoča. Če predstojnik meni, da delovna skupina ni identificirala vseh tveganj in obstoječih ukrepov, ali če ima dodatne predloge ukrepov, delovni skupini naloži, da načrt integritete v tem delu dopolni.

Po končanju postopka izdelave načrta integritete skrbnik tveganja in ukrepe vnese še v elektronski register tveganj (drugi naslednji zavihek), izvod oziroma skenogram načrta pa pošlje Komisiji po pošti oziroma na elektronski naslov integriteta@kpk-rs.si. Komisija bo ocenila ustreznost izdelave načrta integritete in o svojih ugotovitvah obvestila zavezanca.

⇒ Za dodatne informacije o elektronskem registru tveganj glej drugi naslednji zavihek Elektronski register tveganj.

O spremembi načrta integritete predstojnik in delovna skupina obvestita zaposlene.

POSODABLJANJE NAČRTA INTEGRITETE

Kako pogosto se bo načrt integritete posodabljal, je odvisno od razmer v organizaciji. Predstojnik organizacije pa mora redno preverjati, ali je načrt potrebno posodobiti. Zaželeno je, da se vsaj enkrat letno (na primer v času pred pripravo letnega poročila o izvedenih ukrepih) preveri, ali obstaja potreba po njegovi posodobitvi.

Posodobljenega načrta integritete komisiji ni treba pošiljati preko navadne ali elektronske pošte, temveč vsa tveganja iz posodobljenega registra tveganj (ki je sestavni del načrta integritete) vnesete tudi v elektronski register. V elektronskem registru tveganj morajo vedno biti vsa tista tveganja, ki se nahajajo tudi v zadnjem sprejetem načrtu integritete.

POMEMBNO GRADIVO

• Smernice za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete
• Vzorec načrta integritete
• Obrazec za letno poročilo skrbnika načrta integritete o izvedenih ukrepih
• Navodila za uporabo elektronskega registra tveganj

Pri izvajanju načrtov integritete sodelujejo predstojnik organizacije, delovna skupina, skrbnik načrta integritete in zaposleni, ki so v načrtu integritete določeni kot izvajalci posameznih ukrepov.

Naloga delovne skupine za pripravo načrta integritete in predstojnika organizacije je, da zaposlenim predstavijo tveganja, ki so jih prepoznali v organizaciji, kot tudi ukrepe, ki bodo izvedeni za odpravo teh tveganj. To je potrebno storiti tako po sprejemu načrta integritete, kot tudi po vsaki posodobitvi.

Predstojnik organizacije mora poleg seznanitve iz prejšnjega odstavka zaposlenim še odrediti izvajanje posameznih ukrepov in jim za to zagotoviti ustrezen čas (na primer tako, da jih razbremeni drugih nalog). Prav tako mora sprejeti interne akte in druge organizacijske pogoje, ki omogočajo izvajanje ukrepov.

Skrbnik načrta integritete je »desna roka« predstojnika pri uresničevanju načrta integritete. Njegova naloga je, da poskrbi, da se zaposleni (ne glede na to, ali načrt predvideva njihove aktivnosti pri uresničevanju ukrepov ali ne) seznanijo z identificiranimi tveganji, dejavniki tveganj in ukrepi, ki so predvideni v načrtu integritete. Prav tako mora izvajati reden nadzor nad tem, ali posamezni nosilci ukrepe izvajajo in o tem po potrebi poročati predstojniku. Če skrbnik opazi, da izvajanje načrta integritete ne poteka zadovoljivo zaradi pasivnosti predstojnika, je njegova dolžnost, da opozori tudi na to. Skrbnik načrta integritete mora zaposlene tudi redno izobraževati v zvezi z vprašanji s področja integritete, s katerimi se srečuje njihova organizacija, prav tako pa jim svetuje pri obravnavi njihovih individualnih dilem.

⇒ Za natančnejše informacije v zvezi z izvajanjem načrta integritete in nalogami predstojnika ter skrbnika glej Smernice za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete.

Vsakič, ko organizacija izvede določen ukrep, mora skrbnik načrta integritete to zabeležiti v elektronskem registru tveganj. Več informacij o vstopu v spletni register tveganj in njegovi uporabi najdete na podstrani elektronski register tveganj.

Rok za poročanje

Vsako leto do 5. junija mora zavezanec za izdelavo načrta integritete tudi oddati letno poročilo o izvedenih ukrepih. Osnutek poročila pripravi skrbnik načrta integritete, sprejme pa ga predstojnik organizacije. Poročilo v spletnem registru tveganj odda skrbnik načrta integritete.

Poročilo se odda na posebnem obrazcu, ki ga skrbnik načrta integritete prevzame v spletnem registru tveganj. Jedro poročila predstavlja prikaz stanja vseh ukrepov, za katere je organizacija v načrtu integritete določila, da jih je potrebno izvesti v obdobju do oddaje poročila. Pri ukrepih, ki niso bili izvedeni, je potrebno navesti tudi razloge, ki niso dopuščali njihove izvedbe. Pomembno je, da poročilo in register tveganj prikazujeta enako stanje izvajanja ukrepov, zaradi česar je registre tveganj ob oddaji poročila potrebno posodobiti.